공무원 국외출장 일비 환율 기준: ‘신청일’ 적용과 ‘현찰 살때’ 계산법

최종 수정일: 2025년 11월 07일

공무원 국외출장 일비 계산, 이거 정말 할 때마다 헷갈리지 않으신가요? 특히 학교나 기관에서 여비 정산 업무를 맡고 계신 분들이라면 아마 격하게 공감하실 텐데요. 이 ‘일비’라는 녀석은 정액으로 지급해야 하는데 대체 어느 날짜 환율을, 그것도 어떤 환율(매매기준율? 송금 보낼 때?)을 적용해야 할지 몰라 매번 규정을 새로 뒤져보게 되죠.

저도 처음엔 출국일 기준으로 해야 하나, 아니면 입국일 기준으로 해야 하나 한참을 고민했었는데요. 오늘은 제가 최근에 깔끔하게 처리했던 실제 사례를 바탕으로, 이 지긋지긋한(?) 국외출장 일비 계산 방법을 확실하게 정리해 드릴게요. 이것만 아시면 앞으로 환율 때문에 업무가 막힐 일은 없으실 거예요.

국외출장비 환율 기준 현찰 살때 적용

가장 많이 헷갈려 하시는 첫 번째 관문, 바로 ‘환율 종류’입니다. 은행 사이트에 들어가 보면 정말 머리 아프게 많죠. 매매기준율, 송금 보낼 때, 송금받을 때, 현찰 살 때, 현찰 팔 때…

결론부터 말씀드리면, 우리는 ‘현찰 살 때 (현찰 매도율)’ 환율을 봐야 합니다.

왜냐고요? 이 ‘일비’라는 것의 본질을 생각해 보면 간단합니다. 출장 가는 직원에게 “현지에서 이 돈으로 교통비나 통신비 쓰세요~” 하고 ‘외화 현금(현찰)’을 챙겨주는 개념이거든요. 즉, 우리 기관(학교)이 은행에 가서 출장자에게 줄 ‘미국 달러 현찰’을 ‘살 때’ 드는 비용을 기준으로 원화 지급액을 산정하는 것이 가장 합리적이기 때문입니다.

저도 멋모르고 ‘매매기준율’로 계산했다가 나중에 감사 지적 사항이 될 수 있다는 말에 식겁했던 기억이 있네요. ‘현찰 살때’가 매매기준율보다 조금 더 비싼 경우가 대부분이라, 혹시라도 매매기준율로 지급했다가 나중에 환차손(?)만큼 기관이 손해 본 걸로 처리될 수도 있으니까요. 꼭 ‘현찰 살 때’ 기준으로 적용해 주세요.

환율 적용 시점 출국일 아닌 신청일

자, 그럼 두 번째 관문입니다. 환율 종류는 알겠는데, 대체 ‘언제’ 날짜의 환율을 봐야 할까요?

1. 출장 신청일(품의일)
2. 출장 명령일
3. 출장 시작일(출국일)
4. 출장 종료일(입국일)

정답은 기관별 지침에 따라 조금씩 다를 수는 있지만, 대부분의 공무원 여비 규정(인사혁신처 예규 등)에서는 ‘출장 신청일’ 또는 ‘출장 명령일’을 기준으로 삼고 있습니다.

생각해 보면 당연한 것이, 출장 경비는 ‘신청(품의)’ 시점에 지급액이 확정되어야 예산을 집행할 수 있잖아요? 만약 2주 뒤 출국일 환율을 기준으로 삼는다면, 그날 환율이 어떻게 될 줄 알고 지금 예산을 잡겠어요. 환율이 오를지 내릴지 모르니 지급액을 확정할 수가 없죠.

그래서 일비처럼 정액으로 지급되는 항목은, 출장 기간 내내 환율이 변동하는 것을 따지지 않고, ‘출장 명령일(또는 신청일)’ 단 하루의 환율을 정해서 전체 기간에 동일하게 적용하는 것이 원칙입니다.

실제 미국 LA 출장 사례로 계산해보기

이제 말로만 설명하면 뜬구름 잡는 것 같으니, 제가 최근에 실제로 처리했던 사례를 보여드릴게요. 마침 저희 교감 선생님께서 연수를 받기 위해 미국 로스앤젤레스(LA)로 가시는 건이 있었거든요.

<기본 정보>

• 출장 명령일: 2025년 10월 2일
• 출장지: 미국 로스앤젤레스 (LA)
• 일비 지급 대상일: 입교일, 수료일 (총 2일)
  • (참고: 공무원 여비 규정에 따라 연수 등 특정 목적의 출장은 일비 지급일이 제한될 수 있습니다. 이 건은 입교/수료일만 해당되었어요.)

1단계: 출장지 등급 및 일비 단가 확인

먼저 출장지인 LA가 몇 등급인지 확인해야겠죠? ‘공무원 국외 여비 지급표’를 열어봅니다.

보시는 것처럼, ‘가등급’에 뉴욕, 런던 등과 함께 ‘로스엔젤레스’가 떡하니 적혀있네요. 그럼 다시 지급표의 ‘가등급’ 일비 단가를 확인합니다. $30(미국 달러)로 책정되어 있군요.

2단계: 환율 기준일 및 환율 확인

이제 ‘출장 명령일’인 2025년 10월 2일 자 환율을 조회합니다. 이때 어떤 환율을 본다고 했죠? 네, 바로 ‘현찰 살 때’ 환율입니다.

2025년 10월 2일 자 미국 USD ‘현찰 사실때’ 환율을 보니 1,438.05원입니다.

3단계: 1일당 일비 (원화) 계산하기

이제 계산만 하면 됩니다. 그런데 여기서 또 하나의 함정, 바로 ‘절사(버림)’ 기준이 있습니다.

기관의 회계 지침에 따라 다르지만, 보통 환율을 적용할 때는 ‘소수점 아랫자리는 절사(버림)’합니다.

• 적용 환율: 1,438.05원 -> 1,438원

자, 이제 1일당 일비를 계산해 볼까요?

• 1일당 일비 (원화) = $30 * 1,438원 = 43,140원

여기서 끝이 아닙니다! 보통 회계 처리 시 ‘원’ 단위까지 지저분하게 지급하지 않죠. 저희 기관의 경우 “원화 환율을 적용하여 산출한 원화 금액은 일의자리 숫자를 절사하여 십원단위로 산정한다”라는 지침이 있습니다.

다행히 43,140원은 이미 일의자리가 ‘0’이라서 절사할 게 없네요. 만약 43,143원이 나왔다면 43,140원으로 지급해야 하는 거죠.

4단계: 최종 지급액 산정

이제 총 지급액을 계산합니다. 이 출장은 입교일, 수료일 총 2일간 일비가 지급되었죠.

• 총 지급액 = 1일당 일비 (43,140원) * 2일 = 86,280원

드디어 최종 지급액 86,280원이 확정되었습니다! 이 금액으로 품의를 올리고 지출 결의를 하면 되는 거죠.

정리하며

어떠신가요? 복잡해 보였던 국외출장 일비 계산, 막상 해보니 별거 아니죠?

딱 세 가지만 기억하세요.

1. 환율 종류는 ‘현찰 살 때’ 기준이다.

2. 환율 기준일은 ‘출장 신청일(명령일)’이다. (출국일 아님!)

3. 기관의 ‘회계 지침(절사 기준)’을 꼭 확인한다. (소수점 절사, 일의자리 절사 등)

전국의 행정실에서 여비 정산으로 고군분투하고 계실 담당자님들께 이 글이 조금이나마 도움이 되었으면 좋겠습니다. 다들 칼퇴하세요!